Wanneer een businessschool honderden medewerkers aanstuurt, van docent-onderzoekers en administratief personeel tot externe docenten, kan de jaarlijkse beoordelingsronde uitmonden in een logistieke nachtmerrie. Precies dat soort frictie wilde NEOMA Business School wegnemen door een speciaal platform voor talentmanagement in gebruik te nemen. Neomagora past binnen die aanpak: de ontwikkeling van vaardigheden en loopbaantrajecten structureren zonder dat de HR-afdeling aan het einde van elke cyclus verandert in een technische helpdesk.
Waarom een veelzijdig HRIS niet langer volstaat voor talentmanagement
NEOMA heeft ongeveer 750 medewerkers, van wie een derde gastdocent of professor is. Een klassiek HRIS regelt de salarisadministratie en personeelsadministratie, en soms ook een opleidingsmodule. Het probleem ontstaat wanneer je die gegevens wilt koppelen aan een echte strategie voor de ontwikkeling van vaardigheden.
Een algemene tool configureren voor kwalitatieve jaarlijkse beoordelingsgesprekken kost enorm veel tijd. Bij NEOMA was de opleidingsmodule van een eerder HRIS bovendien nooit geactiveerd. Elke beoordelingsronde veranderde in een technische ondersteuningsklus voor de HR-afdeling, die bezig was met herinneringen sturen, problemen oplossen en verspreide gegevens samenvoegen.
Je kunt ontdekken hoe Neomagora bij NEOMA wordt ingezet om te zien hoe de school deze beperking heeft overwonnen door het onderdeel ‘talent’ los te koppelen van de administratieve basis. Het idee is niet om het HRIS te vervangen, maar om er een gespecialiseerde tool aan toe te voegen die dezelfde taal spreekt als managers en HR-medewerkers.
Vaardigheden in kaart brengen: de concrete basis van Neomagora
Een platform voor talentmanagement heeft weinig nut zonder een bruikbaar competentieprofiel. Dat is de eerste praktische stap: per functie vaststellen welke vaardigheden nodig zijn en waar die afwijken van het daadwerkelijke profiel van de medewerker.
Een competentieprofiel opstellen dat aansluit bij de strategie van de school
NEOMA koos voor een zogenoemde ‘skill-centric’-aanpak. Eerst worden de vaardigheden bepaald die nodig zijn voor de bedrijfsstrategie (internationalisering, onderwijsinnovatie, digitale transformatie), waarna deze worden vertaald naar concrete functieprofielen. Het competentieprofiel stuurt de beoordelingsgesprekken aan, niet andersom.
Deze methode verandert de aard van het jaarlijkse beoordelingsgesprek. In plaats van algemene vakjes aan te kruisen, beoordeelt de manager specifieke vaardigheden die gekoppeld zijn aan teamdoelen. De medewerker ziet op zijn beurt welke vaardigheden nog ontbreken en welke opleidingen beschikbaar zijn om die aan te vullen.
Wat dit dagelijks verandert voor managers
Een manager die een gesprek voorbereidt in Neomagora beschikt over een gestructureerde geschiedenis: gevalideerde vaardigheden, gevolgde opleidingen en doelen uit de vorige beoordelingsronde. Dat bespaart voorbereidingstijd en voorkomt dat zaken over het hoofd worden gezien, waardoor sommige gesprekken oppervlakkig blijven.
- De geschiedenis van beoordelingsgesprekken en opleidingen is op één scherm beschikbaar, zonder dat je gearchiveerde Excel-bestanden hoeft op te zoeken.
- De doelen uit de vorige cyclus worden automatisch overgenomen. Daardoor moeten ze eerst worden geëvalueerd voordat er nieuwe worden vastgesteld.
- Het percentage afgeronde gesprekken is in realtime meetbaar. Zo kan HR gericht herinneringen sturen in plaats van iedereen tegelijk aan te schrijven.
Met deze aanpak heeft NEOMA alle jaarlijkse beoordelingsgesprekken afgerond. Een afrondingspercentage van 100% maakt van HR-gegevens een betrouwbare basis voor het aansturen van opleidingen en interne mobiliteit.
Jaarlijkse beoordelingsgesprekken en medewerkersontwikkeling bij NEOMA
Het afrondingspercentage zegt alleen iets over het aantal gesprekken. Belangrijker is de kwaliteit van de verzamelde informatie en hoe die daarna wordt gebruikt.
Met een gespecialiseerde tool kan de HR-afdeling van NEOMA de mobiliteitswensen die tijdens gesprekken worden uitgesproken, vergelijken met interne vacatures. Zo verschuift de aanpak van een declaratief proces (de medewerker stuurt een e-mail om interesse te tonen) naar een systematische werkwijze waarbij elke wens wordt geregistreerd en zichtbaar is voor de besluitvormers.
Opleiding wordt een gericht sturingsinstrument, geen catalogus waarin je zomaar wat rondkijkt. De behoeften die tijdens gesprekken naar voren komen, vormen rechtstreeks de basis voor het ontwikkelingsplan voor vaardigheden. De opleidingsafdeling weet welke thema’s prioriteit hebben en voor welke profielen, zonder te hoeven wachten op een jaarlijkse audit.
De rol van gebruiksgemak bij de acceptatie
Een punt dat vaak wordt onderschat: een ingewikkelde HR-tool remt het gebruik ervan door medewerkers buiten HR af. Als een professor of programmaverantwoordelijke een tutorial van twintig minuten moet volgen om een beoordelingsgesprek in te vullen, daalt het afrondingspercentage. Bij de invoering van Neomagora benadrukte NEOMA hoe belangrijk gebruiksgemak is. Dat verklaart deels waarom de teams de tool snel omarmden.
Regelgeving en menselijk toezicht bij HR-tools
Elk platform dat gegevens over vaardigheden en professionele beoordelingen verwerkt, moet rekening houden met een veranderend juridisch kader. Sinds 2 februari 2025 verbiedt de AI Act systemen die emoties van personen afleiden in een professionele context, behalve in medische of veiligheidssituaties.
Een platform voor talentmanagement is geen geautomatiseerde scoringtool. Er moet onderscheid worden gemaakt tussen functies voor administratieve ondersteuning (gegevens samenvoegen, herinneringen, dashboards) en functies die rechtstreeks van invloed zijn op een selectie- of promotiebesluit. De eerste categorie valt onder reguliere ondersteuning. De tweede kan onder de categorie hoogrisico-AI-systemen vallen, waarvoor strengere eisen gelden op het gebied van transparantie en menselijk toezicht.
- Menselijke goedkeuring heeft alleen waarde als degene die goedkeurt het resultaat van de tool begrijpt en dit kan betwisten.
- Medewerkers die worden beoordeeld, moeten worden geïnformeerd over de gebruikte criteria, ongeacht of die algoritmisch zijn of niet.
- De nalevingsverplichtingen vervangen de bestaande regels voor de bescherming van persoonsgegevens (AVG) niet.
Voor een school als NEOMA, met zeer uiteenlopende profielen (onderzoekers, administratief personeel, internationale gastdocenten), bepaalt de mate van detail in de configuratie hoe relevant de beoordelingen zijn. Een te algemeen competentieprofiel leidt tot inhoudsloze gesprekken, ongeacht de gebruikte tool. De kwaliteit van het resultaat hangt evenzeer af van de initiële configuratie als van de ingebouwde technologie.
De invoering van een platform als Neomagora lost niet alles met één klik op. Het biedt een kader, structureert gegevens en maakt processen meetbaar. De echte winst blijkt pas op de lange termijn, wanneer managers de opgebouwde geschiedenis gebruiken om ontwikkelingsbeslissingen te nemen op basis van feiten, niet van indrukken uit de wandelgangen.
