Wenn eine Business School mehrere hundert Mitarbeitende beschäftigt – darunter Lehrende und Forschende, Verwaltungspersonal sowie externe Lehrkräfte –, kann die jährliche Mitarbeitergesprächsrunde schnell zum logistischen Kraftakt werden. Genau diese Reibungsverluste wollte die NEOMA Business School mit der Einführung einer Plattform für das Talentmanagement beseitigen. Neomagora ist Teil dieses Ansatzes: Die Erfassung von Kompetenzen und beruflichen Laufbahnen soll strukturiert werden, ohne dass der HR-Bereich am Ende jedes Zyklus zur technischen Hotline wird.
Warum ein vielseitiges HR-System für das Talentmanagement nicht mehr ausreicht
NEOMA beschäftigt rund 750 Mitarbeitende, darunter ein Drittel externe Lehrkräfte und Professoren. Ein klassisches HR-System deckt die Lohnabrechnung und die Personalverwaltung ab, manchmal auch ein Schulungsmodul. Problematisch wird es, wenn diese Daten mit einer echten Strategie zur Kompetenzentwicklung verknüpft werden sollen.
Ein allgemeines Tool für qualitative Jahresgespräche zu konfigurieren, ist sehr zeitaufwendig. Bei NEOMA war das Schulungsmodul des vorherigen HR-Systems zudem nie aktiviert worden. Jede Gesprächsrunde wurde für den HR-Bereich zum technischen Supportfall: Das Team musste nachfassen, Probleme beheben und verstreute Daten zusammenführen.
Wer Neomagora bei NEOMA kennenlernen möchte, erfährt, wie die Hochschule diese Einschränkung überwunden hat, indem sie den Bereich „Talente“ von der administrativen Basis getrennt hat. Es geht nicht darum, das HR-System zu ersetzen, sondern es um ein spezialisiertes Tool zu ergänzen, das die Sprache von Führungskräften und HR-Teams spricht.
Kompetenzmodell: die konkrete Grundlage von Neomagora
Eine Plattform für das Talentmanagement ist nutzlos, wenn ihr kein praxistaugliches Kompetenzmodell zugrunde liegt. Hier setzt die operative Arbeit an: Für jede Stelle werden die erwarteten Kompetenzen und die Abweichungen vom tatsächlichen Profil der jeweiligen Person ermittelt.
Ein Kompetenzmodell entwickeln, das auf die Strategie der Hochschule abgestimmt ist
NEOMA verfolgt einen sogenannten „Skill-Centric“-Ansatz. Ausgangspunkt sind die Kompetenzen, die für die Geschäftsstrategie erforderlich sind – etwa Internationalisierung, pädagogische Innovation und digitale Transformation. Anschließend werden sie in konkrete Stellenprofile übertragen. Das Kompetenzmodell steuert die Mitarbeitergespräche, nicht umgekehrt.
Diese Methode verändert den Charakter des Jahresgesprächs grundlegend. Statt allgemeine Kästchen anzukreuzen, bewertet die Führungskraft konkrete Kompetenzen, die mit den Teamzielen verknüpft sind. Die Mitarbeitenden wiederum sehen, wo Lücken bestehen und welche Schulungen ihnen helfen können, diese zu schließen.
Was sich dadurch im Arbeitsalltag von Führungskräften ändert
Wer ein Gespräch in Neomagora vorbereitet, kann auf eine strukturierte Historie zurückgreifen: bestätigte Kompetenzen, absolvierte Schulungen und Ziele aus der vorherigen Gesprächsrunde. Das spart Zeit bei der Vorbereitung und verringert das Risiko, wichtige Punkte zu übersehen und Gespräche dadurch oberflächlich werden zu lassen.
- Die Historie der Gespräche und Schulungen ist auf einem einzigen Bildschirm verfügbar. Archivierte Excel-Dateien müssen nicht mehr mühsam gesucht werden.
- Die Ziele aus dem letzten Zyklus werden automatisch übernommen. So wird sichergestellt, dass zunächst Bilanz gezogen wird, bevor neue Ziele festgelegt werden.
- Die Abschlussquote der Gespräche lässt sich in Echtzeit messen. Der HR-Bereich kann gezielt nachfassen, statt pauschale Erinnerungen an alle zu verschicken.
Mit diesem Verfahren hat NEOMA alle Jahresgespräche abgeschlossen. Eine Abschlussquote von 100 % macht HR-Daten zu einer verlässlichen Grundlage für die Steuerung von Weiterbildung und interner Mobilität.
Jahresgespräche und Mitarbeiterentwicklung bei NEOMA
Die Abschlussquote ist lediglich eine Kennzahl für den Umfang. Entscheidend sind die Qualität der erfassten Inhalte und deren anschließende Nutzung.
Mit einem spezialisierten Tool kann der HR-Bereich von NEOMA die in Gesprächen geäußerten Mobilitätswünsche mit intern ausgeschriebenen Stellen abgleichen. Statt auf einzelne Meldungen zu warten – etwa eine E-Mail, in der Mitarbeitende ihr Interesse bekunden –, werden alle Wünsche systematisch erfasst und sind für die Entscheidungsträger sichtbar.
Weiterbildung wird so zu einem gezielt gesteuerten Hebel statt zu einem beliebig durchstöberten Kurskatalog. Die in den Gesprächen ermittelten Bedarfe fließen direkt in den Kompetenzentwicklungsplan ein. Der Weiterbildungsbereich weiß, welche Themen für welche Profile Priorität haben, ohne erst ein jährliches Audit abwarten zu müssen.
Wie eine einfache Bedienung die Akzeptanz fördert
Ein oft unterschätzter Punkt: Komplexe HR-Tools erschweren die Nutzung durch Mitarbeitende außerhalb des Personalbereichs. Wenn Professoren oder Programmverantwortliche erst ein zwanzigminütiges Tutorial durcharbeiten müssen, um ein Gesprächsformular auszufüllen, sinkt die Abschlussquote. Bei der Einführung von Neomagora legte NEOMA besonderen Wert auf eine einfache Bedienung. Das erklärt zum Teil, warum die Teams die Plattform schnell angenommen haben.
Rechtlicher Rahmen und menschliche Aufsicht bei HR-Tools
Jede Plattform, die Daten zu Kompetenzen und beruflichen Bewertungen verarbeitet, muss sich in einem sich wandelnden Rechtsrahmen bewegen. Seit dem 2. Februar 2025 verbietet der AI Act Systeme, die Emotionen einer Person im beruflichen Kontext ableiten – abgesehen von medizinischen oder sicherheitsbezogenen Ausnahmen.
Eine Plattform für das Talentmanagement ist kein automatisiertes Bewertungstool. Zu unterscheiden ist zwischen administrativen Unterstützungsfunktionen wie der Zusammenführung von Daten, Erinnerungen und Dashboards und Funktionen, die eine Auswahl- oder Beförderungsentscheidung unmittelbar beeinflussen. Erstere gehören zur klassischen digitalen Unterstützung. Letztere können unter die Kategorie der Hochrisiko-KI-Systeme fallen und unterliegen dann strengeren Transparenz- und Aufsichtspflichten.
- Eine menschliche Freigabe ist nur dann sinnvoll, wenn die freigebende Person das vom Tool erzeugte Ergebnis versteht und ihm widersprechen kann.
- Bewertete Mitarbeitende müssen über die verwendeten Kriterien informiert werden – unabhängig davon, ob diese algorithmisch oder nicht algorithmisch sind.
- Die Compliance-Pflichten ersetzen nicht die bestehenden Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (DSGVO).
Für eine Hochschule wie NEOMA, die sehr unterschiedliche Profile beschäftigt – Forschende, Verwaltungspersonal und internationale Lehrbeauftragte –, entscheidet die Detailtiefe der Konfiguration über die Aussagekraft der Bewertungen. Ein zu allgemeines Kompetenzmodell führt unabhängig vom eingesetzten Tool zu oberflächlichen Gesprächen. Die Qualität der Ergebnisse hängt ebenso von der anfänglichen Konfiguration wie von der eingesetzten Technologie ab.
Die Einführung einer Plattform wie Neomagora löst nicht alles mit einem Klick. Sie schafft einen Rahmen, strukturiert Daten und macht Prozesse messbar. Der eigentliche Mehrwert zeigt sich langfristig, wenn Führungskräfte die gesammelte Historie nutzen, um Entwicklungsentscheidungen auf Grundlage von Fakten statt bloßer Flurgespräche zu treffen.
